1.- Escrituras
La pieza inicial que forma Óptima Ultimate la constituye lo que llamamos expediente electrónico. Recoge, además de los datos que formarán la escritura, los datos adicionales para gestionar la situación del documento en la notaría. Le permite acceder de forma instantánea a todos los documentos relacionados con la escritura y por supuesto a todos los datos ya introducidos en Óptima Ultimate (comparecientes, fincas, apoderados…). El usuario tiene bajo control en cada momento la situación exacta de cada una de las escrituras de la notaría, incluyendo documentos asociados, firmas pendientes… y todo esto desde su puesto de trabajo y con un simple click de ratón.
2.-Pólizas
Mtc Soft ha desarrollado para este tipo de documentos, diferentes herramientas que facilitan al usuario la creación de las pólizas. El usuario solo tiene que escanear el documento con “Escáner Ultimate”, que extrae la información relevante a un visor en el cual podrá editar el texto, quitar las firmas, organizar imágenes etc… La incorporación de pólizas y su redacción se basa en un sistema de trabajo lineal. El programa le guia solicitando información para posteriormente emitir la factura, remitir el indice a Ancert y redactar las diligencias, traslados y testimonios automáticamente.
3.- Libro indicador
Óptima Ultimate contiene un módulo específico para incorporar las legitimaciones de firma, oficios notariales, testimonios, etc… llamado libro indicador.
Este libro se divide en dos grupos Sección 1º y Sección 2º. La fácil incorporación de los datos en Óptima Ultimate potencia su consulta posterior y la generación automática de los asientos en la sección correspondiente. En este apartado del programa el usuario tiene a su disposición de forma organizada en un listado todos los asientos, clasificados por: nº de Asiento, Fecha, Empleado, Concepto, y Factura. Es posible hacer búsqueda rápidas de los documentos que precise en cada momento. Además puede incorporar al propio asiento información adicional como imágenes y documentos anexos.
4.- Analizador de escrituras
Es el proceso inverso a la redacción y quizás un módulo estrella de Óptima Ultimate. El analizador de escrituras como su propio nombre indica tiene la capacidad de hacer un análisis estructural del contenido de una escritura en Word. Extrae todos los datos relevantes de la escritura para rellenar la base de datos de Óptima Ultimate. De esta forma se evita la duplicidad de entrada de datos y se garantiza la coherencia entre la escritura y los datos que se envían a ANCERT.
5.- Control de copias
Permite al usuario expedir las Copias Autorizadas, Simples, y Telemáticas de una forma rápida y sencilla desde una única pantalla. El usuario tiene, en todo momento, el control de las copias emitidas de cada escritura. La mínutación, facturación y cobro de segundas copias quedan relacionadas con el protocolo correspondiente si existiera, pudién. Facilitamos al cliente herramientas para emitir copias de los propios tomos físicos.
6.- Control del estado del documento
Óptima Ultimate permite al usuario saber en cada momento en qué situación se encuentra un documento notarial: pendiente de firma, pendiente de expedición de copias, entregado, pagado, etc.. Este proceso agiliza el funcionamiento del despacho evitando pérdidas de tiempo innecesarias. Es especialmente útil en despachos notariales grandes, o que están divididos en plantas.
7.- Macros de Word
MtcSoft complementa al paquete ofimático Microsoft Word con un conjunto de herramientas denominadas “Macros” desarrolladas para agilizar el trabajo diario de los oficiales de la Notaria, reduciendo tareas repetitivas en la elaboración de documentos notariales. Todas las tareas frecuentes están automatizadas: dar formato notarial, insertar fechas, insertar sellos de notario, impresión de documentos, autotextos, control de cambios del documento etc..
8.- Envios al índice
Una de las tareas más engorrosas en la notaria es el envío de los datos de los documentos a Ancert. Con óptima Ultimate esta operación es muy sencilla y rápida. En la pantalla final de envío de datos a Ancert el usuario solo tiene que revisar y validar los datos anteriormente incorporados en Óptima Ultimate. Se simplifica una tarea que puede ser muy lenta y complicada si se realiza a mano en la propia plataforma Signo.
9.- Facturación
El programa permite crear facturas fuera de los apartados de protocolo o pólizas, teniendo distintas series en las que se puede organizar todos los conceptos que se cobran a los clientes. Además existe una serie exclusiva para la rectificación de facturas de cualquier serie y un apartado específico para facturación de gastos y otro para las nóminas de los empleados.
10.- Contabilidad
A diferencia de otros programas más sencillos, Óptima Ultimate cuenta con una contabilidad completamente adaptada al Plan General Contable oficial. Esto permite un control más exhaustivo de la facturación, sin que suponga ningún esfuerzo adicional, ya que se genera automáticamente al crear las facturas de ingresos y gastos.
11.- Listados oficiales
El programa permite al usuario mostrar listados, en base a las opciones marcadas en una pantalla con todo tipo de opciones, permitiendo obtener listados personalizados, que se guardan para usar más adelante. Todos los listados pueden ser impresos en papel, en formato pdf o se pueden enviar por correo electrónico directamente.
12.- Digitalización de documentos
Toda la tramitación de imágenes, DNI, pasaportes, documentos unidos, archivos electrónicos, pdf, OCR, etc… es gestionada por el módulo “Escáner Ultimate”. Esta herramienta le permite al usuario automatizar tareas como la creación de fichas de clientes en el programa de gestión capturando la información del DNI, el análisis de notas simples del Registro de la Propidad, y todo tipo de operaciones con los documentos anexos. “Escáner Ultimate” está diseñado para trabajar con cualquier escáner, que se puede compartir por varios puestos de trabajo.
13.- Agenda notarial
El programa de gestión cuenta con una agenda de citas para la notaria. Todos los usuarios pueden consultarla en tiempo real y añadir o modificar las citas. Si el notario lo desea, puede acceder a ellas desde su teléfono móvil, accediendo a los datos como si estuviera en la propia notaría.
14.- Control de documentos
Control de los documentos retirados mediante firma del cliente: para controlar quién retira los documentos, se puede utilizar una tableta digitalizadora en la que los clientes firman manualmente. Óptima guarda un comprobante con el nombre y la firma digitalizada de la persona que retira cada documento notarial.